Организационная деятельность

Рассмотрение обращений граждан и юридических лиц

Заведующий,

заместитель заведующего по ОД

Лица, направившие обращение;

иные лица, чьи персональные данные указаны в обращении

Фамилия, собственное имя, отчество (при его наличии) (далее – ФИО); инициалы; адрес места жительства (места пребывания); адрес электронной почты, суть обращения; иные персональные данные, указанные в обращении.

Абз. 20 ст. 6 Закона Республики Беларусь от 7 мая 2021 г. № 99-З ”О защите персональных данных“ (далее – Закон);

абз. 17 п. 2 ст. 8 Закона; п. 1 ст. 3 Закона Республики Беларусь от 18 июля 2011 г. № 300-З ”Об обращениях граждан и юридических лиц“.

Не передаются

п. 85 – 5 л.

Предварительная запись на личный прием

Заведующий,

заместитель заведующего по ОД

Лица, обращающиеся на личный прием

ФИО; контактный телефон; суть вопроса.

Абз. 20 ст. 6 Закона;

п. 7 ст. 6 Закона Республики Беларусь от 18 июля 2011 г. № 300-З ”Об обращениях граждан и юридических лиц“.

Не передаются

п. 92 – 1 г.

п. 94 – 5 л.

3. 

Осуществление административных процедур

Заведующий,

заместитель заведующего по ОД

Законные представители воспитанников

В соответствии со ст. 14 Закона Республики Беларусь от 28 октября 2008 г. № 433-З ”Об основах административных процедур“, Указом Президента Республики Беларусь от 26 апреля2010 г. № 200 ”Об административных процедурах, осуществляемых государственными органами и иными организациями по заявлениям граждан“.

Абз. 21 ст. 6 Закона;

абз. 17 п. 2 ст. 8 Закона;

Закон Республики Беларусь от 28 октября 2008 г. № 433-З ”Об основах административных процедур“.

Не передаются

п. 458 – 5 л.

Заключение и исполнение гражданско-правовых договоров

Лица, уполномоченные на подписание договора

Стороны договора

ФИО; иные данные в соответствии с условиями договора (при необходимости).

Абз. 15 ст. 6 Закона;

абз. 20 ст. 6 Закона;

п. 2.7 ст. 59 Кодекса Республики Беларусь об образовании (далее – КОО).

В случае заключения договора с физ. лицом – обработка на основании договора с субъектом персональных данных (абз. 15 ст. 6 Закона);

в случае заключения договора с юр.лицом – обработка персональных данных, которая является необходимой для выполнения обязанностей (полномочий), предусмотренных законодательными актами (абз. 20 ст. 6 Закона, ст. 49, п. 5 ст. 186 Гражданского кодекса Республики Беларусь).

п. 70 – 3 г.

п. 776 – 3 г.

п. 777 – 3 г.

Ведение официального интернет-сайта УДО

Заведующий, лицо, уполномоченное на ведение интернет-сайта

Педагогические работники; посетители интернет-сайта

Фотоизображение (видеозапись) субъекта персональных данных; ФИО; должность; группа, иные сведения.

Ст. 5 Закона;

абз. 8 ст. 6 Закона;

абз. 20 ст. 6 Закона[1].

Уполномоченные лица, предоставляющие услуги хостинга

передача архивной копии интернет-сайта осуществляется в порядке, определенном Правилами работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций, утв.постановлени-ем Министерства юстиции Республики Беларусь от 6 февраля. 2019 г. № 20.

Размещение сведений о педагогических работниках на сайте УДО

Заведующий, лицо, уполномоченное на ведение интернет-сайта

Педагогические работники.

ФИО педагогического работника; должность; квалификация, выполняемая нагрузка, иная информация.

Правовое основание зависит от цели размещения информации и объема, размещаемых на сайте сведений.

абз. 8 ст. 6 Закона / абз. 20 ст. 6 Закона /

ст. 5 Закона.

Пользователи сайта

Определяется УДО с учетом требований ст. 4 Закона.

Организация оказания медицинской помощи и проведение мероприятий по профилактике заболеваний

Медицинский работник государственной организации здравоохранения

Воспитанники

ФИО воспитанника, группа, сведения о состоянии здоровья, сведения о вакцинации.

Абз. 20 ст. 6 Закона;

абз. 17 п. 2 ст. 8 Закона; п. 4 ст. 41 КОО;

приказ Министерства здравоохранения Республики Беларусь от 5 сентября 2023 г. № 1278 ”Об обеспечении оказания медицинской помощи обучающимся в возрасте до 18 лет“[2].

Могут передаваться в организации здравоохранения.

п. 766* - 5 лет после отчисления воспитанника из УДО, УСО,

п. 310** - 5 лет после отчисления воспитанника из УДО, УСО

Осуществление видеонаблюдения:

для охраны имущества и физических лиц, и организации 

пропускной системы

Заведующий,

заместитель заведующего по ОД, лицо, на которое возложены функции по обеспечению функционирования системы видеонаблюдения и обработке видеозаписей, их хранению и уничтожению

Лица, попавшие в поле зрения объективов видеокамер

Видеоизображение человека.

Абз. 20 ст. 6 Закона; Закон Республики Беларусь от 8 ноября 2006 г. № 175-З ”Об  охранной деятельности в Республике Беларусь“.

Не передается

30 суток

Контроль за соблюдением пропускного режима при осуществлении образовательного/

воспитательного процесса

Заведующий,

заместитель заведующего по ОД

сторож

Воспитанники, иные лица

ФИО, иные сведения необходимые для ведения журнала учета посетителей.

Абз. 20 ст. 6 Закона;

Закон Республики Беларусь от 8 ноября 2006 г. № 175-З ”Об охранной деятельности в Республике Беларусь“; ст. 83 КОО; п. 8 Правил безопасности образовательного процесса, организации воспитательного процесса при реализации образовательной программы дошкольного образования, утв. постановлением Министерства образования Республики Беларусь от 3 августа 2022 г. № 227.

Не передаются, кроме случаев, предусмотренных законодательством.

Определяется УДО с учетом требований ст. 4 Закона.

Организация питания воспитанников

Заведующий, педагогические работники, работники кухни

Воспитанники

ФИО воспитанника, группа, табельный номер, дата рождения,

ФИО законных представителей, их контактный номер телефона (по желанию).

абз. 20 ст. 6 Закона;

17 п. 2 ст. 8 Закона;

пп. 1.2 п. 1 ст. 38, пп. 4.10 п. 4 ст. 19, ст. 40 КОО; постановление Совета Министров Республики Беларусь от 14 октября 2019 г. № 694 ”Об организации питания обучающихся“.

Центр по обеспечению деятельности бюджетных организаций.

п. 769 - 1 г.,

п. 311** – 1 г.

Обеспечение льготным питанием

Заведующий,

заместитель заведующего по ОД

Воспитанники

ФИОродителей и воспитанников, дата рождения, свидетельство о рождении, удостоверение многодетной семьи, ребенка-инвалида, выписка из лицевого счёта.

абз. 20 ст. 6 Закона;

абз. 17 п. 2 ст. 8 Закона;

ст. 40 КОО; п.п. 3, 4, 6, 7, 9, 12 Положения, утв. постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 14 октября 2019 г. № 694 ”Об организации питания обучающихся“.

Центр по обеспечению деятельности бюджетных организаций.

п. 769 - 1 г.,

п. 311** – 1 г.

Осуществление деятельности попечительского совета УДО

Заведующий,

заместитель заведующего по ОД

Законные представители воспитанников, обучающихся, педагогические работники, представители общественных объединений и других организаций, иные лица

ФИО, должность, место работы, членство в общественных объединениях (организациях), контактный номер телефона.

абз. 20 ст. 6 Закона;

абз. 17 п. 2 ст. 8 Закона;

п. 6 ст. 24 КОО;

постановление Министерства образования Республики Беларусь от 25 июля 2011 г. № 146 ”Об утверждении Положения о попечительском совете учреждения образования“.

Не передаются.

п. 751 – 10 л.

Ведение документации по обеспечению образовательной деятельности:

годовой план; протоколы заседаний педагогического совета; документы о работе учреждения, организации образовательного процесса; документы о подготовке к началу учебного года и др.

Заведующий,

заместитель заведующего по ОД

Педагогические работники, иные работники УДО

ФИО, должность квалификация, стаж работы.

абз.8ст.6Закона;

гл. 19 КОО;

приказ Министра образования Республики Беларусь от 20 апреля 2021 г. № 288 ”Об отдельных вопросах организации образовательного процесса в учреждениях дошкольного образования“.

Вышестоящие организации, отдел (управление) образования.

п.128.1** – 5 л.,

п. 306** – 10 л.,

п. 231, 239** – 10 л., п. 279** – 3 г.

Организация архивного дела

Заведующий

Педагогические работники, иные работники УДО, воспитанники, законные представители воспитанников

Определяются с учетом цели обработки персональных данных.

абз. 20 ст. 6 Закона;

абз. 17 п. 2 ст. 8 Закона;

Закон Республики Беларусь от 25 ноября 2011 г. №323-З ”Об архивном деле и делопроизводстве“.

Не передаются, за исключением случаев, предусмотренных законодательством.

С учетом сроков установленных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. № 140 ”О перечне типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь“, постановлением Министерства образования Республики Беларусь от 28 ноября 2022 г. № 450 ”О перечне документов, образующихся в процессе деятельности Министерства образования“.

15.

Ведение системы учета документооборота

Заведующий,

заместитель заведующего по ОД

Работники УДО, воспитанники, иные лица, сведения о которых содержатся в указанных информационных ресурсах

ФИО, занимаемая должность работника УДО, ФИО воспитанников

абз. 20 ст. 6 Закона;

абз. 17 п. 2 ст. 8 Закона;

абз. 8 ст. 6 Закона (в отношении работников);

Закон Республики Беларусь от 25 ноября 2011 г. № 323-З ”Об архивном деле и делопроизводстве“; Закон Республики Беларусь от 28 декабря 2009 г.

№ 113-З ”Об электронном документе и электронной цифровой подписи“[3].

Не передаются, за исключением случаев, предусмотренных законодательством.

С учетом сроков, установленных законодатель-ством.

Организация учета материальных ценностей

Заведующий,

заместитель заведующего по ОД,

заведующий хозяйством

Работники УДО

ФИО, занимаемая должность работника УДО.

Абз. 20 ст. 6 Закона;

ст. 13 Закона Республики Беларусь от 12 июля 2013 г. № 57-З ”О бухгалтерском учете и отчетности“.

Центр по обеспечению деятельности бюджетных организаций.

п. 1098 – 3 г.

Инвентаризация

Заведующий,

заместитель заведующего по ОД,

заведующий хозяйством

Работники УДО

ФИО, занимаемая должность работника УДО.

Абз. 20 ст. 6 Закона;

ст. 13 Закона Республики Беларусь от 12 июля 2013 г. № 57-З ”О бухгалтерском учете и отчетности“.

Центр по обеспечению деятельности бюджетных организаций.

С учетом сроков, установленных законодатель-ством.

Прохождение практики студентов (учащихся)

Заведующий,

заместитель заведующего по ОД

Лица, направленные для прохождения практики

ФИО практиканта, место обучения, план прохождения практики.

Абз. 20 ст. 6 Закона; п. 3 ст. 212 КОО;

Положение о практике студентов, курсантов, слушателей, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь 3 июня 2010 г. № 860.

Не передаются.

п. 935 – 1 г.

п. 936 – 3 г.

п. 937 – 3 г.

Проведение ”прямых телефонных линий“

Заведующий,

заместитель заведующего по ОД

Лица, обратившиеся на ”прямую телефонную линию“, иные лица, чьи персональные данные указаны в ходе проведения ”прямой телефонной линии“

В соответствии с реквизитами регистрационно-контрольной карточки, утв. постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 23 июля 2012 г. № 667.

Абз. 20 ст. 6 Закона;

абз. 17 п. 2 ст. 8 Закона;

абз. 2 пп. 1.1 п. 1 Директивы Президента Республики Беларусь от 27 декабря 2006 г. № 2 ”О дебюрократизации государственного аппарата и повышении качества обеспечения жизнедеятельности населения“, постановление Совета Министров Республики Беларусь от 23 июля 2012 г. №  667 ”О некоторых вопросах работы с обращениями граждан и юридических лиц“).

Не передаются.

п. 93 – 1 г.

п. 95 - 5 л.

п. 96 – 5 л.

Образовательная деятельность

Прием (зачисление) лиц для получения дошкольного образования, специального образования на уровне дошкольного образования

Заведующий,

заместитель заведующего по ОД

Воспитанники, их законные представители

ФИОвоспитанника, ФИО законного представителя, адрес места жительства, контактные данные законных представителей, заявление законного представителя о зачислении ребенка в УДО; мед.справка о состоянии здоровья, направление, выданное местным исполнит. и распорядительным органом по месту нахождения УДО, заключение ВКК, заключение ЦКРОИР.

Ст. 140 КОО; Положение об учреждении дошкольного образования, утв. постановлением Министерства образования Республики Беларусь от 4 августа 2022 г. № 230; п. 31 Положения о специальном детском саде, утв. постановлением Министерства образования Республики Беларусь от 30 июня 2023 г. № 183[4].

Не передается

п. 778 – 1 г. после отчисления воспитанника, обучающегося

Ведение алфавитной книги записи воспитанников

Заведующий,

заместитель заведующего по ОД

Воспитанники

ФИОвоспитанника, дата рождения, адрес проживания.

Абз. 20 ст. 6 Закона; постановление Министерства образования Республики Беларусь от 28 ноября 2022 г. № 450”О перечне документов, образующихся в процессе деятельности Министерства образования“.

Не передается.

п. 320** - 55 л.

п. 774 - 55 л.

Отчисление, перевод воспитанников

Заведующий,

заместитель заведующего по ОД

Воспитанники,

их законные представители

ФИО воспитанника и законного представителя, адрес проживания, телефон, группа, иная информация, изложенная в заявлении.

Абз. 20 ст. 6 Закона; п. 12 ст. 20, п. 5 ст. 26, п. 4 ст. 67, ч. 2 п. 13 ст. 68 и п. 6 ст. 69 КОО; Положение о порядке отчисления для перевода, перевода обучающихся и восстановления лиц для продолжения получения образования, утв. постановлением Министерства образования Республики Беларусь от 9 августа 2022 г. № 516.

Иные УДО, управления (отделы) образования.

Определяется УДО с учетом требований ст. 4 Закона.

Учет ежедневной посещаемости УДО воспитанниками

Педагогические работники

Воспитанники

ФИО воспитанника.

Абз. 20 ст. 6 Закона; Положение об учреждении дошкольного образования, утв. постановлением Министерства образования Республики Беларусь от 4 августа 2022 г. № 230.

Не передается.

п. 779 – 5 л. после отчисления из УДО, УСО,

п. 323** – 5 л. после отчисления из УДО, УСО

24. 

Проведение занятий в группе

Педагогические работники, учитель-дефектолог

Воспитанники

ФИО воспитанника, сведения о состоянии здоровья.

Абз. 20 ст. 6 Закона;

абз. 17 п. 2 ст. 8 Закона;

ст. 139 КОО; Положение об учреждении дошкольного образования, утв. постановлением Министерства образования Республики Беларусь от 4 августа 2022 г. № 230;

п. 26 Положения о специальном детском саде, утв. постановлением Министерства образования Республики. Беларусь от 30 июня 2023 г. № 183.

Не передается.

п. 781 - 10 л.,

п. 782 - 3 г.,

п. 783 - 3 г.

п. 312** - 1 г.

Оказание коррекционно-педагогической помощи

Заведующий, педагогические работники, учитель-дефектолог

Воспитанники

ФИО воспитанника, сведения о состоянии здоровья, заключение ЦКРОиР, иная информация, необходимая для оказания коррекционно-педагогической помощи.

Абз. 20 ст. 6 Закона;

абз. 17 п. 2 ст. 8 Закона; п. 1.10 п.1 ст. 30, п. 15 ст. 148, п. 12 ст. 150 КОО;

Положение об учреждении дошкольного образования, утв. постановлением Министерства образования Республики Беларусь от 4 августа 2022 г. № 230;

п. 10 постановления Министерства образования Республики. Беларусь от 25 июля 2011 г. № 131, ”Об утвержденииПоложения о пункте коррекционно-педагогической помощи”

ЦКРОиР, иные УО.

п. 782 – 3 г.

Организация обучения на дому

Заведующий, заместитель заведующего, иные педагогические работники

Воспитанники с ОПФР, их законные представители

ФИО воспитанника, дата его рождения, ФИО законных представителей обучающегося, место жительства,заключение ВКК, контактный номер телефона законных представителей.

Абз. 20 ст. 6 Закона;

абз. 17 п. 2 ст. 8 Закона;

п. 3 ст. 141, пп. 1.4. п. 1 ст. 273, ст. 275 КОО; постановление Министерства образования Республики Беларусь от 25 июля 2022 г. № 204 ”Об утверждении Инструкции о порядке организации освоения содержания образовательной программы дошкольного образования на дому“;

приложение 1 к постановлению Министерства здравоохранения Республики Беларусь от 3 июня 2022 г. № 50 ”Об определении медицинских показаний для получения образования на дому“;

Положение о порядке межведомственного взаимодействия государственных органов и иных организаций по формированию и выполнению индивидуальных программ реабилитации, абилитации инвалидов, утв. постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 7 октября 2022 г. № 672.

Отдел (управление) образования.

п. 318** – 5 л. ЭПК

Организация интегрированного обучения и воспитания

Заведующий, заместитель заведующего по ОД, педагогические работники

Воспитанники с ОПФР, их законные представители

ФИО воспитанника, дата его рождения, заключение ВКК, ФИО законных представителей обучающегося, место жительства, контактный номер телефона законных представителей

Абз. 20 ст. 6 Закона;

абз. 17 п. 2 ст. 8 Закона;

ст. 274 КОО; Положение о порядке межведомственного взаимодействия государственных органов и иных организаций по формированию и выполнению индивидуальных программ реабилитации, абилитации инвалидов, утв. постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 7 октября 2022 г. № 672.

Центр по обеспечению деятельности бюджетных организаций, ЦКРОиР, МРЭК в соответствии с Положение о порядке межведомствен-ного взаимодействия государственных органов и иных организаций по формированию и выполнению индивидуальных программ реабилитации, абилитации инвалидов, утв. постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 7 октября 2022 г. № 672.

п. 482 – 10 л. (заключения ЦКРОиР),

п. 482 – 10 лет (списки зачисленных, выбывших)

Оказание психологической помощи

Педагог-психолог

Воспитанники, их законные представители

ФИО воспитанника, дата рождения, пол, группа, результаты психологического тестирования, ФИОзаконных представителей.

Абз. 20 ст. 6 Закона;

абз. 17 п. 2 ст. 8 Закона;

ст. 83 КОО;

Закон Республики Беларусь от 1 июля 2010 г. № 153-З ”Об оказании психологической помощи“[5]; Положение о социально-педагогической и психологической службе учреждения образования (иной организации, индивидуального предпринимателя, которым в соответствии с законодательством предоставлено право осуществлять образовательную деятельность), утв. постановлением

Министерства образования Республики Беларусь от 25 июля 2011 г. № 116.

Не передаются, за исключением случаев, предусмотренных законодательст-вом[6].

п. 800 – 3 г.

п. 315 – 1 г.

п. 585 – 5 лет (социально-педагогическая характеристика),

п. 319 – 3 г. (отчеты, информация),

п. 588 – 5 лет (журналы учета)

Выявление детей, находящихся в социально опасном положении

Заведующий, заместитель заведующего по ОД, педагогические работники, педагог-психолог

Воспитанники, их законные представители

Информация, имеющаяся в распоряжении учреждения.

Информация, поступившая из отдела образования от других государственных органов и иных организаций.

Абз. 20 ст. 6 Закона;

абз. 17 п. 2 ст. 8 Закона; ч. 1 ст. 117 Кодекса Республики Беларусь о браке и семье (далее – КоБС), глава 3 постановления Совета Министров Республики Беларусь от 15 января 2019 г. № 22 ”О признании детей находящимися в социально опасном положении“ (далее – постановление № 22).

Отдел образования по месту нахождения детей.

п. 843 – 3 г.

Организация и проведение социального расследования

Заведующий, заместитель заведующего по ОД, педагогические работники, педагог-психолог,

иные лица в соответствии с п. 10 постановления № 22

Воспитанники, их законные представители

Акт обследования условий жизни и воспитания ребенка (детей), в котором отражаются сведения о ребенке (детях), родителях ребенка, иных гражданах, проживающих совместно с семьей и участвующих в воспитании ребенка (детей), а также о наличии либо отсутствии критериев и показателей социально опасного положения, установленных постановления № 22,

иная информация о ребенке и его родителях, имеющая значение в соотв. с п. 12 постановления № 22, приложением к нему[7].

Абз. 20 ст. 6 Закона;

абз. 17 п. 2 ст. 8 Закона; ч. 1 ст. 117 КоБС;

гл. 4 постановления № 22.

Совет профилактики, координационный совет, отдел (управление) образования.

п. 830 – 10 л.

п. 858 – 5 л.

Обеспечение контроля за условиями содержания, воспитания и образования детей, находящихся в социально опасном положении

Заведующий, заместитель заведующего по ОД, педагогические работники, педагог-психолог

Воспитанники, их законные представители

Решение о признании ребенка находящимся в социально опасном положении и план мероприятий.

Абз. 20 ст. 6 Закона,

абз. 17 п. 2 ст. 8 Закона; ч. 1 ст. 117 КоБС;

гл. 6 постановления № 22.

Координационный совет по новому месту жительства ребенка (при его изменении).

п. 830* – 10 л.

п. 858* – 5 л.

Профилактика безнадзорности и правонарушений несовершеннолетних

Заведующий, заместитель заведующего по ОД, педагог-психолог

Воспитанники, их законные представители

ФИО воспитанника, законных представителей, дата рождения, адрес и условия проживания, дата рождения родителей, место работы, внутрисемейная ситуация.

Абз. 20 ст. 6 Закона;

абз. 17 п. 2 ст. 8 Закона; Закон Республики Беларусь от 31 мая 2003 г. № 200-З ”Об основах системы профилактики безнадзорности и правонарушений несовершеннолетних“.

КДН, ИДН

РО(У)ВД,

Отдел (управление) образования.

п. 827* – 5 л.

п. 828* – 5 л.

Организация работы объединений по интересам (кружков, секций и др.)

Заведующий, заместитель заведующего по ОД, педагогические работники

Воспитанники, их законные представители

ФИО воспитанника, группа, контактный номер телефона

Абз. 20 ст. 6 Закона;

ст. 229 КОО.

Центр по обеспечению деятельности бюджетных организаций.

п. 776* – 3 г.

п. 777* – 3 г.

п. 964* – 1 г.

п. 965* – до минования надобности

ФИО воспитанника, ФИО, паспортные данные, место жительства законного представителя.

Абз. 15 ст. 6 Закона[8].

Информирование о несчастном случае с воспитанником, составление акта о несчастном случае

Заведующий, заместитель заведующего, делопроизводитель

Воспитанники, обучающиеся, их законные представители, работники УДО

ФИО воспитанника (обучающегося), дата его рождения, группа, информация о состоянии здоровья, фамилия, имя, отчество законных представителей воспитанника (обучающегося), место жительства, заключение ВКК, контактный номер телефона законных представителей.

Абз. 20 ст. 6 Закона;

абз. 17 п. 2 ст. 8 Закона;

абз. 3 п. 7, абз. 1 п. 16, п. 20 постановления Министерства образования Республики Беларусь от 3 августа 2022 г. № 227 ”Об утверждении правил безопасности, правил расследования и учета несчастных случаев, произошедших с обучающимися“.

Отдел (управление) образования.

п. 512 – 10 л.